Sezioni
L'Archivio Salesiano Centrale si può considerare distinto in Sezioni:
- Tipologiche (documenti, libri, audio, immagini, video, oggetti): in cui si riconosce la tipologia del formato originale della fonte, della unità archivistica
- Strutturali (corrente, deposito, storico, segreto): come la stragrande maggioranza degli archivi
Tipologiche
Le Sezioni sono distinte ad un livello in raggruppamenti che rispecchiano i tipi di risorse, che spesso sono collocate non solo in scaffalature compattabili, in scatole o faldoni, ma anche in armadi, classificatori e schedari appositi, in particolare:
Audio (Suono) Una risorsa destinata principalmente ad essere ascoltata. Gli item includono formati di riproduzione musicale, audiocassette, compact disc audio, dischi in vinile e discorsi o suoni registrati, file.
Documenti (per lo più cartacei) . La documentazione più rilevante distinta secondo un titolario
Immagini (Fermo immagine). Una rappresentazione visiva statica. Gli esempi includono fotografie su diversi supporti (lastre fotografiche in vetro, diapositive, stampe di positivi e negativi, pellicole, ecc.), dipinti, disegni, progetti grafici, piani e mappe.
Libri (pubblicazioni edite e inedite). Opere specifiche realizzate dal fondatore e dai soci, soprattutto agli inizi della vita della Società. La maggior parte di queste è anche e soprattutto presente nella Biblioteca Don Bosco dell'Università e nella Biblioteca dell'Istituto Storico Salesiano.
Oggetto o sostanza tridimensionale inanimata (quadro, scultura, opera d'arte, ...: anello, borsellino, calamaio, calice, , candelabro, cornice, corona del rosario, croce, exvoto, gioiello, gonfalone, icona, medaglia, moneta, occhiali, ostensorio, reliquia, targa commemorativa, ...) [le rappresentazioni digitali o i surrogati di questi oggetti devono utilizzare Immagine, Testo o uno degli altri tipi]
Riferimenti anagrafici essenziali dei soci SDB defunti di cui si è in possesso della data di morte, dagli inizi al 2022, eventuali lettere "in memoriam" in copia digitalizzata, opuscoli o testi che descrivono il profilo della persona
Video (Immagini in movimento). Una serie di rappresentazioni visive che danno un'impressione di movimento se mostrate in successione. Gli esempi includono animazioni, film, programmi televisivi, video, zootropi o output visivi di una simulazione in diversi formati (videocassette, dischi, file)
Strutturali
L' archivio corrente
che ha sede presso la Casa Generalizia in Via Marsala, 42 Roma 00185. Contiene le pratiche d'uso ricorrente come le schede anagrafiche dei soci viventi e dei candidati (novizi), delle case e opere, delle circoscrizioni (ispettorie, visitatorie, delegazioni), la documenrazione protocollata della segreteria generale e del consiglio generale, le pratiche della procura, ecc.
L'archivio di deposito
che ha sede presso l'Università Pontificia Salesiana (UPS) nel palazzo della Biblioteca Don Bosco in Piazza dell'Ateneo Salesiano 1 Roma 00135. Contiene la documentazione versata per l'archivio storico che viene valutata e nel tempo è catalogata (inventariata, collocata e associata alle classi del titolario) nell'archivio storico.
L'archivio storico
che accanto all'archivio di deposito conserva la Documentazione di realtà giunte, in senso archivistico, "a termine" e a disposizione dell'ente e in parte ai ricercatori.
L'archivio segreto o delle pratiche riservate
che è escluso da qualsiasi consultazione e nel quale è conservata la documentazione confidenziale dell'ente.